Ready, Set, Payroll! 💡 Rechtssicher und effizient die erste Mitarbeiterin einstellen & bezahlen
Die ersten Mitarbeitenden einzustellen, ist ein großer Meilenstein für dein Business – und ja, auch eine echte Herausforderung. Plötzlich stehen Lohnabrechnung, Fristen, Sozialversicherung und rechtliche Vorgaben im Mittelpunkt und die Zeit für dein eigentliches Business rückt in den Hintergrund.
Damit du nicht den Überblick verlierst, haben wir für dich diesen Guide zusammengestellt: Schritt für Schritt zeigen wir dir als Gründerin, wie du Lohnabrechnungen erstellst und erste HR-Aufgaben meisterst – und wie Sage Payroll dich dabei spürbar entlastet.
In diesem Guide erwarten dich folgende Punkte:
Vorbereitung: Was du vor der ersten Einstellung erledigen solltest
Onboarding & Personalakte: Alles, was du für die erste Lohnabrechnung brauchst
Die erste Lohnabrechnung: Fristen & Pflichten
Typische Stolperfallen bei der Lohnabrechnung
HR-Management: Pflege & Wachstum
Checkliste für dich als Arbeitgeberin
Sage Payroll: Dein Assistent für HR & Payroll
Vorbereitung: Was du vor der ersten Einstellung erledigen solltest
Bevor dein erstes Teammitglied startet, gibt es einige administrative Pflichtaufgaben. Mach sie am besten rechtzeitig, dann läuft später alles viel entspannter.
Wichtige Schritte:
Betriebsnummer beantragen
Diese brauchst du für die Anmeldung bei Sozialversicherungsträgern. Der Antrag kann in der Regel online gestellt werden.Berufsgenossenschaft informieren
Melde dein Unternehmen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft an – das ist Pflicht für den gesetzlichen Unfallversicherungsschutz.Finanzamt benachrichtigen
Teile dem Finanzamt mit, dass du künftig als Arbeitgeberin auftrittst.Arbeitsvertrag vorbereiten
Erstelle eine rechtssichere Vorlage, die alle wichtigen Punkte enthält:Aufgabenbereich
Vergütung (Mindestlohn beachten!)
Arbeitszeit
Urlaub
Probezeit
Befristung
Nebenabreden
💡 Tipp: Ein einmal sauber aufgesetzter Vertrag spart dir auf Dauer Nerven und Nacharbeit.
Onboarding & Personalakte: Alles, was du für die erste Lohnabrechnung brauchst
Lege von Anfang an eine strukturierte Personalakte an – idealerweise digital. Sie ist die Grundlage für korrekte Abrechnungen und schützt dich rechtlich. Eine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte besteht auch 2026 nicht und du könntest weiterhin alles offline verwalten, allerdings ist dies im Anbetracht der Aktualität weder effizient noch langfristig gedacht. Wenn du also sicher und zukunftsfähig aufgestellt sein willst, starte dein Personal- und Lohnmanagement nicht offline. Früher oder später wirst du wechseln müssen und das wird mit der Zeit bei wachsenden Businesses nicht einfacher.
Inhalt einer guten Personalakte:
Stammdaten
Vertragsunterlagen
Nachweise (ELStAM, Sozialversicherungsmeldungen)
Entgeltunterlagen
Abwesenheits- und Arbeitszeitnachweise
Zeugnisse und Kommunikation
Datenschutz nicht vergessen: Achte auf DSGVO-konforme Zugriffsrechte, Löschkonzepte und Aufbewahrungsfristen.
Hinweis: Eine digitale Personalakte ist gesetzlich (noch) nicht verpflichtend, aber effizienter, zukunftssicherer und viel praktischer als Papier.
Wichtige Unterlagen, die du einholen solltest
Erstelle einen Personalfragebogen, um alle notwendigen Daten direkt bei der Einstellung korrekt zu erfassen:
Personenbezogene Daten:
Name, Adresse, Staatsangehörigkeit, Familienstand
Kinderanzahl (unter 12 Jahre für „Kind krank“-Meldungen, unter 25 Jahre für reduzierte Pflegeversicherung)
💡 Tipp: Arbeitgeber dürfen bestimmte Daten wie Name, Anschrift und Geburtsdatum aus dem Ausweis notieren, sofern dies für die Vertragserfüllung (z.B. Sozialversicherungspflicht, Steuerpflicht) notwendig ist, jedoch nicht die Ausweisnummer oder eine vollständige Kopie.
Steuerliche Daten:
Steuer-Identifikationsnummer
Geburtsdatum
Angabe Haupt- oder Nebenjob → wichtig für die korrekte Steuerklassenwahl
Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Freibeträge, Konfession) müssen elektronisch über ELStAM-Verfahren abgerufen werden
Sozialversicherungsdaten:
Rentenversicherungsnummer
Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse: Alle Mitarbeitenden müssen bei einer Krankenkasse angemeldet sein. Liegt keine Bescheinigung vor, musst du spätestens zwei Wochen nach Arbeitsbeginn die zuletzt gewählte Kasse übernehmen.
Bankverbindung:
Für die Gehaltszahlung erforderlich
Besondere Nachweise (je nach Tätigkeit):
Gesundheitszeugnis (z. B. bei Arbeit mit Lebensmitteln)
Führerschein (z. B. bei Fahrpersonal)
Polizeiliches Führungszeugnis (z. B. in Pflege oder Kinderbetreuung)
Qualifikationsnachweise (z. B. Zertifikate, Abschlüsse)
Diese Dokumente sollten ebenfalls in der Personalakte abgelegt werden.
Vorbeschäftigungen:
Urlaubsbescheinigung vom vorherigen Arbeitgeber
laut § 6 BUrlG muss der frühere Arbeitgeber bestätigen, wie viel Urlaub im laufenden Jahr bereits gewährt wurde
wichtig zur korrekten Berechnung des Resturlaubsanspruchs
ELStAM-Abfrage einrichten
Seit 2013 werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch über ELStAM abgerufen.
Was ist zu tun?
Neue Mitarbeitende direkt beim ELStAM-Verfahren anmelden
Die Daten stehen meist innerhalb von 5 Werktagen bereit
Verlasse dich nicht auf Angaben der Mitarbeitenden, nutze nur amtliche Daten
💡 Tipp: Mit Sage Payroll erfolgt der Abruf automatisch, sobald du eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter anlegst.
Sozialversicherung anmelden
Du bist verpflichtet, neue Mitarbeitende bei der Sozialversicherung zu melden.
Was ist zu tun?
Erste Meldung (DEÜV-Anmeldung) mit der ersten Lohnabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Arbeitsbeginn
Minijobber: Meldung an die Minijob-Zentrale
Branchen-Sonderregelung: In Gastronomie, Bau, Spedition ist eine Sofortmeldung bei Arbeitsbeginn Pflicht (§28a Abs.4 SGB IV i.V.m. §7 DEÜV)
💡 Tipp: Automatisierte Software wie Sage Payroll erstellt diese Meldungen fristgerecht und rechtssicher.
Die erste Lohnabrechnung: Fristen & Pflichten
Für deine erste Abrechnung sind drei Kernpunkte entscheidend:
Lohnsteuer: Fristgerecht über ELSTER, spätestens am 10. Tag des Folgemonats. Sollte es auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fallen ist der darauffolgende Arbeitstag die letzte Frist.
Sozialversicherungsbeiträge: In der Regel am drittletzten Bankarbeitstag des Monats
Digitale Meldeverfahren: DEÜV-An-, Ab- und Jahresmeldungen, Beitragsnachweise, eAU-Abrufe – idealerweise automatisiert
Praxisnahe Einblicke in diese Abläufe und typische Aufgaben findest du im Sage-Blog-Interview:
👉 „Ein Tag als Lohnbuchhalterin“
Was sich in der Lohnabrechnung 2025/2026 ändert:
Der Mindestlohn ist bereits zum 1. Januar 2025 auf 12,82 € gestiegen und erhöht sich Anfang 2026 weiter auf 13,90 €. Das wirkt sich besonders auf Mini-Job-Modelle aus, da die Stunden neu kalkuliert werden müssen, um die Geringfügigkeitsgrenze einzuhalten.
Auch die Sozialversicherungs-Rechengrößen ändern sich 2026. Neue Beitragsbemessungsgrenzen beeinflussen sowohl die Lohnnebenkosten als auch die Nettoentgelte.
Ein weiterer Punkt sind die Sachbezugswerte, die 2026 angepasst werden: Für Verpflegung gelten künftig monatlich 345 € (Frühstück 71 €, Mittag- und Abendessen jeweils 137 €), für Unterkunft 285 €. Diese Werte müssen rechtzeitig hinterlegt werden, um korrekte Abzüge sicherzustellen.
Schließlich endet die Übergangsfrist für die elektronische Entgeltunterlagenführung spätestens am 31. Dezember 2026. Das bedeutet: Eine digitale, revisionssichere Ablage wird verbindlich – wer jetzt umstellt, spart später Zeit und Aufwand bei Prüfungen.
Typische Stolperfallen bei der Lohnabrechnung
Ungepflegte Mitarbeiterdaten: Diese sind die Basis aller Lohnabrechnungen. Stimmen die Daten nicht, stimmt die Bezahlung nicht und das gibt am Ende Stress für alle.
ELStAM-Start ohne Wartezeit: Nicht auf Papierdaten verlassen – ELStAM sauber abrufen und Änderungen (Heirat, Steuerklasse, Kassenwechsel) automatisch übernehmen.
Minijob/Übergangsbereich: Achte auf Stundenplanung bei MindestlohnAnhebungen, damit die Geringfügigkeitsgrenze nicht ungewollt überschritten wird.
eAU: Abruf nur bei vorliegender Ankündigung der Arbeitsunfähigkeit – sonst gibt’s Fehlermeldungen.
Sachbezüge (Mahlzeiten, Unterkunft, Jobticket, eBike): 2026 Werte rechtzeitig parametrisieren, sonst drohen falsche SV/ LSt-Abzüge.
Anpassung von Steuer- und Abgabenänderungen nicht beachten. Falsche Abgaben und Zahlungen haben schnell rechtliche Konsequenzen.
💡 Tipp: Lieber einmal richtig vorbereiten, als später Korrekturen und Ärger zu haben.
HR-Management: Pflege & Wachstum
Neben der Stammdaten-Pflege und der ersten Abrechnung gibt es direkt mit den ersten Einstellungen auch langfristige Tasks und Ziele, die es stets zu forcieren gilt: Die Mitarbeiterzufriedenheit, Leistungsoptimierung und Austausch auf Augenhöhe.
Bringe Klarheit in deine wachsenden Strukturen, gehe transparent in deinen Rollenprofilen vor und hole dir stets Feedback von deinen Mitarbeitenden ein – das alles bestenfalls regelmäßig, vergleichbar und strukturiert. Dabei sollte der Austausch auf Augenhöhe und in beide Richtungen gehen, um sich beständig im Sinne des Wachstums zu verbessern – persönlich und betrieblich.
Danach geht es vor allem um Routine und Entwicklungsarbeit: Abwesenheiten und Zeiten sauber führen, Verträge und Daten aktuell halten, Feedback und Zielgespräche einplanen, Fortbildung und Gesundheitsschutz nicht vergessen. Mit dem Wachstum steigt der Bedarf an Kennzahlen – einfache Reports (z. B. FTE, Abwesenheitsquoten, Personalkosten) helfen dir, Entscheidungen faktenbasiert zu treffen. Und weil sich rechtliche Rahmenbedingungen regelmäßig ändern (Mindestlohn, Rechengrößen der Sozialversicherung, Sachbezugswerte, elektronische Entgeltunterlagen), gehört ein verlässlicher Update-Prozess zu deinen Daueraufgaben: Regeln beobachten, Prozesse und Vorlagen anpassen, Software aktuell halten – dabei stets im Austausch mit den Mitarbeitenden.
💡 Tipp: Routine, klare Prozesse und Transparenz sparen dir Zeit und Nerven und helfen deinem Business zu wachsen.
Checkliste für dich als Arbeitgeberin
Alle wichtigen Anträge vor der ersten Einstellung als Arbeitgeber
Betriebsnummer
Anmeldung beim Finanzamt
Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
Anmeldung bei der Krankenkasse
Definiere deine Arbeitsmodelle und Arbeitszeitprozesse
Voll-, Teilzeit, Gleitzeit
Wie gehst du mit Überstunden um?
Zeiterfassung
Urlaub- und Abwesenheiten
Setze einen Arbeitsvertrag auf
Transparente Vergütungs- und Lohnangaben
Arbeitszeiten festlegen
Schaffe klare Onboarding-Prozesse
Personalfragebogen
Anlegen der Personalakte
Fachliches Onboarding
Persönliches Onboarding
Definiere Ziele und Feedbackprozesse
Mitarbeiter-Entwicklung
Performance-Ziele
Regelmäßiger Austausch und Checkin
Mache deine Lohnabrechnungen pünktlich und sorgfältig!
Sage Payroll: Dein Assistent für HR & Payroll
Sage Payroll erleichtert dir den gesamten Prozess der Lohnabrechnung und Personalverwaltung – besonders in der Gründungs- und Wachstumsphase. Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
Geführte Einrichtung mit Abrechnungsassistent
Du wirst in drei einfachen Schritten durch die Einrichtung geführt.
Die Software prüft automatisch alle Stammdaten, darunter:
ELStAM (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)
Sozialversicherungsinformationen
Automatische & fristgerechte Meldungen
Gesetzlich vorgeschriebene Meldungen werden vollautomatisch übermittelt, darunter:
Lohnsteueranmeldung
DEÜV-Meldungen (Sozialversicherung)
Sofortmeldungen (für bestimmte Branchen)
Immer aktuell & gesetzeskonform
Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass du stets compliant bleibst – z. B. bei:
Mindestlohnanpassungen
neuen Rechengrößen
Integration der eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung)
Digitale Personalakte & moderne HR-Funktionen
Die neue HR-Erweiterung bietet eine zukunftsfähige Lösung für die Personalverwaltung:
Automatische Archivierung von Dokumenten
Verwaltung von Zugriffsrechten
Abwesenheiten, Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeittabellen
Self-Service-Funktionen via App (z. B. Datenpflege, Dokumentenzugriff) für Mitarbeitende
Dein Vorteil: Zeit sparen & Fehler vermeiden
Durch Automatisierung und klare Prozesse:
reduzierst du manuelle Fehler
sparst wertvolle Zeit
bist jederzeit prüfungsbereit
Skalierbare Pakete für den Einstieg inkl. kostenlosem Testzeitraum:
Essentials: Basisfunktionen für bis zu 5 Mitarbeiter ab 20 €/Monat. (10€/Monat)*
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Der Schritt von Gründerin zur Arbeitgeberin ist groß, aber absolut machbar.
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Sage begleitet seit über vier Jahrzehnten Gründer:innen und kleine Unternehmen auf ihrem Weg – mit Software, die mitwächst und echte Entlastung im Arbeitsalltag schafft. Statt dich in komplexen HR-Prozessen zu verlieren, kannst du dich so auf das konzentrieren, was wirklich zählt: dein Business.
Beispiele aus der Praxis
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